Software de control de empleados que funciona

Guía del software de supervisión de empleados

El software de supervisión de empleados, una potente herramienta de seguimiento, puede aumentar la productividad de los empleados, estar al tanto de las amenazas internas, bloquear posibles ataques maliciosos y mejorar la moral de los empleados.

El control de los empleados es mucho más que un simple seguimiento del tiempo de los empleados y es un activo necesario para todas las empresas. Lea nuestra guía para saber por qué su empresa necesita la supervisión de sus empleados.

Por qué las empresas de éxito utilizan software de supervisión de empleados

Cuando se utiliza junto con la seguridad in situ, los planes de productividad y la seguridad informática, el software de supervisión de empleados puede respaldar tanto los objetivos de ciberseguridad como los de productividad. El software de supervisión de empleados puede:

• Ayudar a reducir los riesgos de seguridad asociados a los piratas informáticos externos
• Supervise el uso de Internet y avise al administrador en caso de intrusión
• Supervisar el comportamiento de los usuarios y alertar a los administradores de las amenazas internas.
• Informar sobre el tiempo perdido, por ejemplo, el tiempo que los empleados dedican a las redes sociales.
• Controlar a los empleados que trabajan a distancia
• Crear barreras de seguridad adicionales para proteger los datos sensibles en caso de violación de los mismos.
• Alerta de malware al administrador
• Identificar los intentos de phishing
• Apoyar la recuperación tras un ciberataque
• Utilizar el análisis del comportamiento de los usuarios para protegerse mejor contra las amenazas internas o identificar los ataques en curso.
• Vigilancia secreta con instalación y configuración de acceso remoto

Un programa que puede instalarse en secreto en cualquier ordenador conectado o al que la empresa tenga acceso administrativo, el software de supervisión de empleados puede controlar las funciones informáticas de ese dispositivo.

El software de productividad para empleados es más que un simple software de seguimiento del tiempo. Utilícelo para controlar las amenazas a la seguridad y mejorar la productividad de los empleados.

¿Qué es el software de control de empleados?

El software de supervisión de empleados es un programa diseñado para supervisar y realizar un seguimiento de los comportamientos de los usuarios en el ordenador en el que está instalado.

Entre las funciones habituales de este software se incluyen el registro de las aplicaciones, programas y sitios web que el usuario ha visitado durante el tiempo registrado, así como el registro de pulsaciones de teclas y el análisis del comportamiento del usuario (UBA). Mediante el uso de este software, un empleador o supervisor de la organización puede verificar que los usuarios estaban trabajando durante las horas de trabajo y también protegerse contra las amenazas internas que tienen como objetivo robar o perjudicar a la empresa.

Por lo general, un rastreador de productividad como el software de monitoreo de empleados rastreará los comportamientos del usuario cuando un empleado está en tiempo de la empresa y el tiempo está siendo registrado. En la mayoría de los casos, el software de seguimiento de la productividad de los empleados dependerá en gran medida de que el empleado registre manualmente el tiempo de trabajo. En este caso, el empleado conocería el software y tendría que iniciar y detener manualmente el temporizador cuando esté trabajando en un proyecto o tarea específicos.

Sin embargo, no siempre es así. Otras veces, este software puede grabar cualquier cosa que ocurra en el ordenador cuando está encendido.

Dado que el software de seguimiento de la productividad de los empleados puede combinarse con funciones de detección de amenazas internas y ciberseguridad, puede configurarlo para que realice un seguimiento continuo de las actividades informáticas con el fin de proteger a su empresa contra amenazas internas y otros problemas de seguridad. En este caso, el software de supervisión de empleados se ejecutaría secretamente en segundo plano. El principal caso de uso sería la identificación de amenazas internas.

¿Qué actividades informáticas rastreará el software de supervisión de empleados?

Naturalmente, existen dudas sobre el tipo de actividades que el software de control de empleados puede rastrear.

Aunque esta herramienta de control de empleados puede incluir una amplia gama de funciones, lo más habitual es que el software de control de empleados controle el tiempo de trabajo, el tiempo dedicado a proyectos o tareas, las aplicaciones y sitios web que visita un empleado mientras está de servicio, la actividad típica del usuario (como el análisis del comportamiento del usuario), el tiempo perdido, y también alerta al administrador de la actividad atípica del empleado.

Otras funciones son la posibilidad de hacer capturas de pantalla del ordenador de un empleado para que el administrador pueda ver exactamente lo que ocurre en determinados intervalos. También puede registrar las pulsaciones del teclado, o todas las pulsaciones de un ordenador, y supervisar el ancho de banda de una conexión de red para hacer un seguimiento de las cargas y descargas.

Algunos programas también permiten el seguimiento por GPS, lo que resulta especialmente útil para los trabajadores móviles.

Funciones de productividad incluidas en el software de control de empleados

El software de control de empleados incluye una serie de funciones de productividad. Las siguientes características pueden mejorar la productividad en el lugar de trabajo y la moral de los empleados:

Gestión de proyectos y tareas

Sin un seguimiento del tiempo real empleado en un proyecto o tarea, puede ser casi imposible calcular cuánto tiempo ha llevado ese proyecto o tarea. En este caso, a los gestores puede resultarles difícil hacer estimaciones o asegurarse de que un proyecto sigue adelante según lo previsto.

Con el seguimiento manual de proyectos y tareas, los gestores de proyectos pueden comprender mejor cuánto tiempo lleva un proyecto y si surgen problemas. A continuación, puede utilizar esta información para estimar con mayor precisión los plazos del proyecto.

Gestión del tiempo

La productividad se reduce realmente a la gestión del tiempo, en la que muchas personas no destacan. O bien no entienden a dónde va el tiempo, o bien deciden utilizar mal su tiempo mientras están en el trabajo.

Un software de control del tiempo puede mejorar la gestión del tiempo mostrando datos claros sobre cómo un empleado utiliza su tiempo mientras está de servicio. Esta función permite identificar los tiempos muertos, detener el seguimiento si no se detecta actividad, permitir o no el tiempo manual e informes sobre el tiempo perdido.

Análisis e informes

El software de supervisión realiza un seguimiento de muchos comportamientos relacionados con la planificación de proyectos, de modo que los gestores de proyectos y los administradores disponen de datos claros para comprender los flujos de trabajo de los empleados y los informes de tiempo.

Dado que una empresa puede tener varios empleados, directivos y socios externos, puede resultar extremadamente difícil hacer un seguimiento de todos estos flujos de trabajo. Las funciones de análisis y elaboración de informes incluidas en el software de monitorización pueden aportar métricas de rendimiento al administrador.

Los gestores de proyectos pueden utilizar las funciones de análisis y elaboración de informes para obtener estimaciones rápidas sobre el tiempo perdido, el tiempo dedicado a las aplicaciones, el tiempo dedicado a los sitios web, los comportamientos habituales y los periodos de tiempo que pasa un empleado en las redes sociales.

Controlar todas las horas facturables

Dado que paga a sus empleados por su tiempo, quiere asegurarse de que pueden utilizarlo adecuadamente. Si están constantemente estresados y no consiguen hacer su trabajo, tienes que saberlo. Además, si los empleados pasan demasiado tiempo en las redes sociales, esto es importante para su cuenta de resultados.

Los empleados fichan a través del software de control horario o iniciando sesión. A partir de ahí, su software puede realizar un seguimiento de estas horas facturables y ayudarle a identificar si sus empleados están trabajando o no.

Un software de seguimiento de empleados también puede ofrecer funciones opcionales, como realizar capturas de pantalla periódicas de los ordenadores de tus empleados y registrar las pulsaciones de teclas. De este modo, tendrá una mejor visión de lo que hacen mientras trabajan.

Funciones de vigilancia incluidas en el software de control de empleados

Si busca un software de supervisión de empleados que mejore la seguridad, tenga en cuenta las siguientes características:

Registro de pulsaciones

El registro de pulsaciones de teclas se produce cuando un software graba y registra las pulsaciones de un teclado durante un tiempo determinado. El registro de pulsaciones de teclas recopila muchos datos, pero es especialmente útil para rastrear comportamientos desviados o comunicaciones desde un ordenador.

Un software intuitivo de supervisión de empleados puede grabar las pulsaciones del teclado mediante un registrador de pulsaciones y guardar los datos en la nube para que no ocupen espacio en el disco. Supervise las pulsaciones de teclas en busca de frases clave o revise los registros de una persona que muestre signos anómalos.

El registro de pulsaciones de teclas le indicará si sus trabajadores están siendo productivos o si alguno de ellos representa una amenaza interna. Además, puede solicitar que no se registre información sensible, como datos de cuentas bancarias, para proteger la privacidad de los empleados.

Control de Internet

Se pueden incluir controles de ancho de banda en la configuración de Internet para que los empleados no puedan cargar o descargar muchos datos. Las cargas y descargas masivas son una práctica habitual del malware o de individuos malintencionados que intentan desviar datos de la fuente.

Aunque la supervisión de los empleados no puede detener este flujo de datos, sí puede alertar al administrador de cuándo se está moviendo una determinada cantidad de datos a través de la conexión a Internet.

Análisis del comportamiento de los usuarios

El análisis del comportamiento de los usuarios (UBA) es una función inteligente que permite a la alta dirección comprender los patrones de comportamiento típicos de sus empleados. Las UBA identifican comportamientos de un usuario u ordenador que se consideran normales para desarrollar una línea de base.

La herramienta de supervisión alertará al administrador o a la dirección de los comportamientos de los usuarios que se desvíen de los comportamientos de referencia. Pueden ser infelices en el trabajo o en su vida personal. Puede que su empleado haya cambiado de puesto o que otra persona esté navegando por su red con su mismo nombre de usuario.

Control remoto

El trabajo a distancia goza de gran popularidad y es probable que cada vez más empresas recurran a una plantilla a distancia o a equipos remotos.

Los trabajadores remotos tienen acceso a datos sensibles de la empresa y podrían acceder a estos datos en una red personal no segura. Los trabajadores remotos también suponen una amenaza para los datos confidenciales y la red privilegiada de su empresa, por lo que es importante invertir en un sistema de supervisión de empleados para mayor seguridad.

Además, tus trabajadores remotos podrían tomarse el día libre sin dejar de cobrar. Un software de supervisión remota de empleados puede poner freno a esta dilación y mejorar la productividad de los empleados.

8 ventajas del software de control de empleados

¿No está seguro de necesitar un software de control de empleados? He aquí ocho ventajas de utilizar este software para su organización o empresa.

1. Supervisión remota de equipos

Con el aumento de los equipos remotos, las empresas necesitan capitalizar el seguimiento de los equipos remotos para a) asegurarse de que el equipo remoto trabaja realmente y b) mantener protegidos sus activos sensibles.

El seguimiento de un equipo remoto es difícil incluso en los mejores tiempos. Cuando los trabajadores remotos viven en zonas horarias diferentes y tu equipo se limita a las aplicaciones digitales de gestión de proyectos, puede resultar complicado dirigir un equipo remoto.

Además, sin ninguna supervisión, su equipo remoto puede estar haciendo lo que le plazca durante la jornada laboral y no contribuir a los objetivos de su empresa. Una herramienta de supervisión remota puede mantener a su equipo remoto orientado y centrado en su tarea. También ayudará al equipo a mantenerse organizado, motivado y a gestionar mejor su tiempo.

2. Mejora del compromiso de los empleados

Los empleados no siempre están motivados para trabajar. Si hay distracciones en el trabajo, de sus compañeros, y o si trabajan en un entorno remoto y no pueden mantenerse concentrados, es posible que no quieran registrarse en su ordenador para trabajar. Esto no sólo reduce la productividad de los empleados, sino que también muestra signos de escaso compromiso por parte de éstos.

Un software de control de empleados puede responsabilizar a su equipo. Sus gestores de proyectos pueden mantener a su equipo en el buen camino con análisis claros y objetivos de productividad. También puede utilizar datos para mostrar claramente lo que está pasando. Cuando aspectos como la productividad y el alcance de los proyectos tienen sentido, sus empleados están en general más contentos y dispuestos a trabajar para su empresa.

3. Supervisar la actividad de los empleados durante las horas de trabajo

Nunca sabrá realmente si sus empleados están trabajando duro durante las horas de trabajo. Sin un software de control de empleados, ¡sus empleados podrían estar mintiéndole! Podrían estar viendo Netflix en lugar de asegurar cuentas.

El software de supervisión de empleados rastreará la actividad informática por usted, de modo que ya no tendrá que confiar en que sus empleados digan la verdad. Vea las aplicaciones y sitios web que visitan con más frecuencia. Si dispones de una función de registro de pulsaciones, podrás ver el tipo de mensajes que envían para saber si están holgazaneando y compartiendo anécdotas personales o si se están centrando en el trabajo.

4. Tiempo en pista

La cantidad de tiempo perdido en un día puede llegar a acumularse. Desde las pausas para ir al baño hasta las visitas a los compañeros, resulta que los empleados no trabajan realmente las ocho horas diarias y, en cambio, holgazanean.

Una herramienta clara de control del tiempo, que requiera que los empleados introduzcan manualmente los proyectos y tareas en los que están trabajando, no sólo mostrará a los empleados cómo están delegando su tiempo, sino que también informará claramente a los empresarios y directivos de lo que ocurre en el día a día.

5. Seguimiento móvil y cómoda funcionalidad

Si trabajas con un equipo móvil o que se desplaza con frecuencia, el seguimiento del tiempo o de los proyectos puede parecer poco realista. Sin embargo, algunos programas de control de empleados pueden incluir una aplicación móvil para que los empleados puedan estar al tanto de sus proyectos mientras se desplazan.

Controla el tiempo desde cualquier lugar. La aplicación de seguimiento del tiempo también permite el seguimiento por GPS para que el administrador o los empleadores puedan verificar la ubicación de sus empleados mientras están trabajando.

Algunos programas incluyen funciones adicionales, como la posibilidad de desactivar el seguimiento móvil, una extensión integrada para Chrome o el navegador web y otras características personalizables.

6. Obtener una métrica de productividad

Una de las mayores ventajas del software de supervisión es, con diferencia, la posibilidad de obtener datos legítimos sobre la productividad de los empleados. Como gestor de proyectos o empresario, puede resultar difícil hablar con un empleado e intentar rectificar una productividad deficiente cuando no se tienen pruebas.

Un seguimiento de la productividad obliga al empleado a hacer un seguimiento de su productividad o se reflejará negativamente en él. Además, la métrica de productividad puede ser útil a la hora de crear un plan de productividad.

¿Por qué calcular plazos que no tienen sentido? Con métricas claras, puede identificar claramente qué proyectos están ocupando demasiado tiempo, si los empleados están trabajando realmente mientras están de servicio, y mucho más.

7. Integración de hojas de horas y nóminas

Las herramientas de seguimiento inteligentes pueden fusionarse con la nómina o crear una hoja de horas para que el día de pago sea superfácil. En lugar de pedir a los empleados que hagan una estimación de sus horas o que informen de las horas no trabajadas durante una semana normal, puede recurrir al software de seguimiento de empleados. El software de seguimiento de empleados es el estándar de oro, la principal forma en que los empleados cobran. Esto les animará a mantener el seguimiento al día, sobre todo cuando empiecen a darse cuenta de que cada minuto cuenta.

Al integrar las nóminas en el software de seguimiento, los empleados pueden cobrar más rápido y con mayor facilidad. Su departamento financiero o contable podrá pagar a los empleados de forma rápida y sencilla, ya sea exportando los partes de horas o pagando a los empleados directamente a través del software.

8. Salvaguardias adicionales contra amenazas externas

Aunque el software de monitorización se promociona sobre todo como ideal para controlar la productividad (¡y lo es!), también es útil como medida de seguridad adicional. El software de supervisión podrá identificar comportamientos de referencia y alertar a la dirección cuando un empleado se haya «pasado de la raya».

Esté alerta ante comportamientos de riesgo, como la entrada o salida de datos de un determinado archivo, o si los empleados empiezan a flojear. Si los empleados no registran las horas como de costumbre, pero están en la oficina y trabajan, es posible que algo esté pasando.

¿Cómo ayuda la supervisión de los empleados a la productividad, el rendimiento y los costes?

Supervisar la productividad puede levantar la moral de la empresa, establecer (o consolidar) las expectativas del lugar de trabajo y ayudar a su empresa a alcanzar objetivos financieros importantes.

La supervisión de los empleados puede hacerse de varias maneras. En primer lugar, las funciones incluidas en el seguimiento de los empleados permiten a las empresas confirmar que cada dólar gastado en nóminas va a parar a empleados trabajadores que se lo merecen. También puede analizar la opinión de los empleados, por ejemplo para identificar a los que tienen dificultades para hacer su trabajo o se ahogan en un exceso de trabajo.

Gracias a funciones como el registro de pulsaciones de teclas o el seguimiento de aplicaciones, estará mejor equipado para aislar a su empresa de problemas relacionados con el cumplimiento de la normativa, por ejemplo, problemas legales, de productividad, acoso laboral y mucho más. Y al recopilar estos datos, su empresa dispondrá de pruebas sólidas que respalden los problemas en su lugar de trabajo.

La supervisión informática también examina problemas estructurales de mayor envergadura. Si a través del software empiezas a notar que hay una alta rotación de empleados, entonces puede que quieras profundizar en por qué los empleados son más propensos a dejar tu empresa que otros. Los programas informáticos de control pueden poner de manifiesto problemas de personal o de plantilla, lagunas en los procesos estructurales, un entorno de trabajo deficiente o deteriorado, problemas de flujo de trabajo y otros factores que influyen en el comportamiento en el lugar de trabajo.

Puede que esté demasiado ocupado para centrarse en todas estas cuestiones, o tal vez haya estado buscando una forma de hacerles un seguimiento. Utilice herramientas de software de supervisión de empleados para conocer mejor los comportamientos tóxicos en el lugar de trabajo o las tendencias de baja productividad.

Abordar cada uno de estos aspectos, junto con otras cuestiones relacionadas con el lugar de trabajo, puede mejorar el rendimiento de la inversión. Además, los empleados podrán contribuir positivamente a mejorar el entorno de trabajo sabiendo que usted conoce algunas de estas cuestiones y que está haciendo algo al respecto.

¿Qué tipos de equipos recurren a la supervisión de empleados?

Cualquier equipo puede mejorar gracias a la supervisión de los empleados. Los principales casos de uso de la supervisión de empleados serán los equipos remotos, los grandes equipos y los equipos repartidos por un campus u organización de mayor tamaño.

La supervisión informática añade una capa adicional de protección para los equipos grandes. Con este software en su lugar, usted será capaz de ver la actividad informática en más de un ordenador todo a través de una consola simplificada y fácil de entender. Observe a sus empleados trabajar en directo de forma aleatoria para saber si son sinceros. O vigílalos a través del departamento informático o el equipo de seguridad. La vigilancia de los empleados podría sustituir a las cámaras físicas repartidas por el lugar de trabajo.

Los equipos remotos también se beneficiarán de la supervisión de los empleados. No sólo querrá asegurarse de que su equipo remoto está trabajando activamente, sino que querrá contar con protecciones adicionales si no puede garantizar que los datos que se envían a través de su personal remoto están protegidos.

Independientemente del tamaño de su empresa, el software de supervisión informática también puede proteger a todos de responsabilidades y demandas. Como empresario, usted es responsable del comportamiento de sus empleados, por lo que debe contar con protección en caso de acciones legales. La supervisión informática puede eliminar algunos de estos riesgos, o al menos prepararle para cuando llegue el momento.

Como potente herramienta de productividad, cualquier tamaño, forma o tipo de equipo se beneficiaría del software de supervisión. El trabajo se compone de tareas más pequeñas que se construyen unas sobre otras. Si sus empleados no pueden hacer un seguimiento de sus proyectos, se quedan atrás.

¿Qué aspecto tendrá la supervisión de empleados en mi empresa?

Una de las mayores ventajas de la supervisión de los empleados es que los empresarios, administradores o directivos ya no tienen que microgestionar. En su lugar, puede consultar rápida y fácilmente la hoja de control horario de los empleados para obtener una visión clara de lo que está ocurriendo.

Con el software adecuado, puede dejar que sus empleados hagan su trabajo mientras saben lo que está pasando con un proyecto.

La forma de implantar el software en su empresa dependerá de sus objetivos. Si desea utilizar la productividad de los empleados, puede realizar una instalación remota o pedir a cada empleado que la descargue en su ordenador. Esto se debe a que el empleado tendrá que participar en el proceso de seguimiento del tiempo.

A efectos de vigilancia, querrás que tus empleados estén conectados a una red a la que tú tengas acceso de administrador. De este modo, podrá controlar la configuración e instalarlo a distancia sin que sus empleados conozcan el software.

Intente gestionar las expectativas en torno a la supervisión de los empleados. También es importante mantenerse informado sobre las leyes estatales de privacidad en el lugar de trabajo. Indique claramente que se está controlando a los empleados y cómo se recopilan esos datos. Mantenga informados a los empleados sobre sus derechos de privacidad y el uso de esos datos de seguimiento.

Pregúntese… ¿Es la supervisión de empleados adecuada para mí?

Las herramientas de supervisión de la actividad pueden aumentar la productividad, y también pueden mejorar la cultura de su empresa, mejorar la moral en el lugar de trabajo y añadir medidas de protección adicionales a los datos confidenciales de su empresa.

Prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse de la supervisión de empleados simplemente porque mantiene la productividad de los empleados y la seguridad de la empresa en un único y sencillo centro. También automatiza gran parte de los procesos manuales de seguimiento del tiempo y de las nóminas, de modo que estos aspectos resultan más sencillos y se producen menos errores.

Dependiendo de cómo quiera utilizar el software, asegúrese de identificar lo que necesita en un buen software. Si necesita supervisar a su equipo remoto para asegurarse de que están trabajando en su mesa, asegúrese de que el software de supervisión de empleados permite la transmisión en directo por webcam. Si lo que busca es vigilancia, entonces querrá poder instalar secretamente el software de forma remota.

Independientemente de cómo se utilice, la supervisión de empleados ofrece soluciones para una serie de casos de uso empresarial. Utilice la supervisión informática para educar a sus empleados sobre las expectativas en el lugar de trabajo, o exíjala a efectos de nóminas. Con tanta versatilidad y facilidad, el software de supervisión puede facilitar enormemente las operaciones empresariales.

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Aunque usted confíe en sus empleados, hay infinidad de formas en que éstos, terceros y empleados que se marchan pueden causar estragos en su empresa. Desde el robo de tiempo hasta la filtración de datos, usted desea contar con el mayor número posible de protecciones para que los activos de su empresa estén seguros y usted siga funcionando y prosperando.

Elegir un software de supervisión de ordenadores puede ser difícil. Usted quiere uno que sirva a los fines de su negocio y que pueda funcionar de varias maneras. Es posible que ahora quiera el software sólo para la productividad, pero también puede querer funciones de vigilancia en el futuro, por ejemplo. También necesita una solución de software de supervisión que se adapte a su empresa.

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